Premesso che i condomini hanno il diritto di visionare i documenti del Condominio, è bene precisare che il diritto alla visione della documentazione condominiale non può tuttavia comportare un aggravio di attività per l’amministrazione condominiale.
Volta per volta, infatti, occorrerà contemperare gli opposti interessi del condomino con quelli dell’amministrazione condominiale secondo il principio di buona fede.
Prima la giurisprudenza, e successivamente la riforma del Condominio del 2012, hanno chiarito le modalità di esercizio del diritto dei condomini di accedere alla documentazione detenuta dall’amministratore.
Cosa si intende per documentazione condominiale?
Per documentazione condominiale si intendono tutti quei documenti che l’amministratore utilizza per la gestione dei beni e dei servizi comuni proveniente non solo dalla trasmissione da parte della precedente amministrazione, ma anche formatasi durante il periodo di nomina dell’attuale amministratore in carica.
L’art. 1130 c.c. ci fornisce una indicazione di quali siano i libri obbligatori per la gestione del condominio, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo possono essere il registro dell’anagrafe condominiale, il registro dei verbali assembleari, il registro di nomina e revoca dell’amministratore e il registro di contabilità.
All’interno della documentazione condominiale, possiamo rinvenire tutti i contratti stipulati con i terzi per la gestione ordinaria e straordinaria del condominio, la documentazione attinente alla tenuta del conto corrente condominiale, nonché quella relativa agli impianti.
L’art. 1130-bis cc, fa rientrare tra la documentazione condominiale anche la documentazione contabile, i giustificativi di spesa (ossia le fatture, ricevute, ecc. attinenti alle spese sostenute dal Condominio), sulla base dei quali l’amministratore provvede a redigere i rendiconti annuali che successivamente verranno sottoposti all’approvazione dall’assemblea.
Della citata documentazione, ciascun condomino ha il diritto di prenderne visione.
Per quanto tempo occorre conservare la documentazione condominiale?
La differente elencazione della documentazione contenuta negli artt. 1130 e 1130-bis c.c. non comprime il diritto dei condomini nel prendere visione della citata documentazione, con la conseguenza che i condomini hanno sempre la possibilità di chiedere la copia di entrambe le tipologie di documenti, ma individua un differente arco temporale di conservazione, poiché la documentazione contabile deve essere conservata per almeno 10 anni, mentre i registri devono necessariamente coprire l’intera durata del condominio, trattandosi della memoria storica di quest’ultimo.
A chi appartiene la documentazione condominiale?
La documentazione relativa alla gestione del condominio appartiene ai condomini.
Nell’art. 1129 cc, infatti, viene precisato che l’amministratore, nel momento in cui viene a cessare il suo mandato, deve consegnare al condominio tutta la documentazione in suo possesso.
Nel caso di specie, il rapporto tra l’amministratore ed i condomini viene inquadrato nell’ambito della disciplina del mandato, al quale vengono applicate le relative disposizioni normative (art. 1713 cc), ove viene espressamente disposto che il mandatario, al termine dell’incarico, deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato.
In altri termini, l’amministratore detiene la documentazione condominiale in ragione e per lo svolgimento del proprio incarico, con la conseguenza che i condomini hanno il diritto di visionare gratuitamente la documentazione in possesso dell’amministratore ed estrarne copia a proprie spese.
Le copie della documentazione condominiale vanno pagate?
L‘art. 1130 bis, II comma, c.c., prevede espressamente il diritto in capo ai condomini di poter prendere visione dei documenti condominiali in ogni momento e di estrarne copia a proprie spese.
Quindi, il condomino è tenuto a rimborsare all’amministratore le spese delle fotocopie della documentazione condominiale.
Ciò discende dalla circostanza che l’esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili non può comportare un maggior onere economico per il condominio, con la conseguenza che i costi relativi alle operazioni compiute per l’estrazione delle copie devono solo gravare sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. civ. ord. 2018 n. 4686).
Le considerazioni del Tribunale di Roma sulle modalità di esercizio del diritto dei condomini di accedere alla documentazione.
Il Tribunale di Roma, con la sentenza n. 3464, pubblicata il 3 marzo 2022, chiarisce il contenuto e le modalità di esercizio del diritto dei condomini di accedere alla documentazione in possesso dall’amministratore.
In tema di condominio negli edifici, il diritto di ciascun condomino ad ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo, non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, e senza l’onere di specificare le ragioni della richiesta, soggiace ad un triplice ordine di limiti fondamentali: (i) che l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione; (ii) che non sia contraria ai principi di correttezza; (iii) che non si risolva in un onere economico per il Condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (Nel caso di specie, il giudice adito ha disatteso il motivo con cui la condomina attrice aveva lamentato di non aver potuto visionare ed ottenere copia della documentazione richiesta all’amministratore prima dell’assemblea nel corso della quale era stata poi assunta la delibera oggetto di impugnazione: infatti, nella circostanza, se da un lato, la condomina aveva tempestivamente richiesto all’amministratore la visione e la copia dei documenti riguardanti i bilanci oggetto dell’imminente riunione assembleare, è anche vero, dall’altro, che l’amministratore non si era rifiutato né aveva omesso di fornire riscontro alla richiesta, con espresso invito rivolto alla condomina medesima ad accedere presso il proprio studio per esaminare i documenti, invito, tuttavia, non coltivato da quest’ultima e rimasto pertanto privo di ogni riscontro).
Secondo il giudice capitolino, proprio in un’ottica di contemperamento di interessi e di salvaguardia della regolare gestione del condominio, la messa a disposizione dei documenti anche presso lo studio dell’amministratore deve ritenersi una condotta legittima, che soddisfa gli obblighi prescritti dalla legge, non potendo il condomino pretendere l’estrazione di copia e la spedizione dei documenti richiesti prima dell’imminente svolgimento dell’assemblea, poiché il suo diritto di accesso incontra quale unico limite che il suo esercizio non deve creare intralcio alla gestione condominiale.
Si tratta, come efficacemente messo in evidenza dal Tribunale di Roma, di un limite di buon senso, che impedisce l’abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all’amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l’attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera.
Non basta, dunque, inoltrare una richiesta di accesso prima dell’assemblea se poi, a fronte di un espresso invito alla consultazione, tale invito non viene colto dal condomino.